6.prosedur membuat dokumen bergaya Mail Merge !

Pada tutorial kali ini saya berikan contoh penggunaan mail merge untuk membuat sertifikat. Untuk sumber datanya saya menggunakan  OpenOffice.org Calc karena dengan aplikasi ini kita bisa melakukan perhitungan, menggunakan rumus-rumus dan fungsi-fungsi logika. Simak tutorial berikut ini.

Langkah 1
Dengan  OpenOffice.org Writer buatlah dokumen utama seperti berikut ini. Simpan dengan nama utama.odt. (hanya contoh).

Klik disini untuk download dokumen utamanya.

Langkah 2
Titik-titik di atas (nama, nilai dan keterangan lulus/tidak lulus) diisi dengan sumber data yang dibuat dengan  OpenOffice.org Calc. Untuk menuju ke  OpenOffice.org Calc, cukup klik di bawah menu file di atas.

Selanjutnya, silahkan Anda buat sumber data seperti berikut ini. Jangan lupa simpan data Anda dengan nama sumber.ods.
Klik disini untuk download file: sumber.ods

Keterangan:
1.Untuk menentukan jumlah, blok dulu ketiga sel C2 sampai dengan E2, setelah itu klik tanda sigma. Atau gunakan rumus=SUM(C2:E2). Untuk jumlah di bawahnya tinggal double click pada sel F2.
2.Keterangan ditentukan dengan rumus: jika Jumlah > 230 maka peserta yang bersangkutan dinyatakan Lulus.
Untuk rumus di G2, gunakan rumus berikut ini.
=IF(F2>230;”LULUS”;”TIDAK LULUS”)

Langkah 3
Selanjutnya, kembali dokumen utama di  OpenOffice.org Writer. Pada langkah ini kita akan menghubungkan dokumen utama dan sumber data. Untuk mengambil sumber data dari dokumen spreadsheet, klik File –> Wizards –> Address Data Source.

Langkah 4
Kemudian pilih Other external data source.
Langkah 5
Pada Connection Setting pilih Setting –> Spreadsheet –> Next.

Langkah 6
Arahkan menuju file sumber data Anda. Klik Browse –> Finish. Anda dapat melakukan Test Connection terlebih dahulu untuk menguji apakah file Anda benar-benar bisa diubungkan.

Langkah 7
Pada Field Assigment biarkan sesuai dengan defaultnya saja. Pada Data Source Title, gantilah judulnya misalnya, Daftar Nilai. Klik Next –> Finish untuk mengakhiri.

Langkah 8
Selanjutnya, tekan tombol F4 atau klik menu View –> Data Sources, sehingga Anda memiliki tampilan Data Source seperti berikut. Klik dua kali pada Sheet1 untuk melihat sumber data yang telah kita buat di aplikasi spreadsheet. Jika Anda menemui kesulitan untuk menampilkan sumber datanya, padahal sudah mengikuti langkah-langkah di atas, maka Anda lakukan refreshing data, caranya dengan tekan F4 beberapa kali.

Langkah 9
Drag dan drop dari data di atas ke dokumen utama kita, untuk Nama, Nilai dan Keterangan.

Langkah 10
Berikut hasil akhir penggabungan dokumen utama kita dengan sumber data.

Langkah 11
Untuk mencetak hasilnya, klik File –> Print. Pilih Yes jika ada pertanyaan konfirmasi.

Langkah 12

Selanjutnya pada Output pilih File, karena kita akan melihat hasilnya di file terlebih dahulu. Namun jika Anda sudah yakin Anda bisa memilih langsung Printer. Sedangkan untuk cara penyimpannya Anda bisa menggunakan Save as single document jika Anda hanya ingin menyimpan dalam bentuk satu file. Namun jika Anda ingin menyimpan satu persatu sesuai dengan jumlah data, maka pilihlah Save as individual documents. Selesai.

Posted in: CITtask-10-s-2,Mail marge